Datenschutzhinweise

Version: Oktober 2024

Wir, die NEWWORK Software SE samt unseren Tochterunternehmen (nachfolgend gemeinsam: “das Unternehmen”, “wir” oder “uns”) nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und möchten Sie an dieser Stelle über den Datenschutz bei der Nutzung der „Every”-App (nachfolgend nur „App”) informieren.

Soweit wir entweder alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden, umfasst dies vor allem die Pflicht, Sie transparent über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu informieren (vgl. Art. 13 und Art. 14 DSGVO). Mit dieser Erklärung (nachfolgend: “Datenschutzhinweise”) informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns im Zusammenhang mit der Nutzung der App verarbeitet werden.

A. Allgemeines

1. Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen diesen Datenschutzhinweisen folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

– “Personenbezogene Daten” (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (“Betroffener”) beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).

– “Verarbeiten” (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (dh technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (dh die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.

– “Verantwortlicher” (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

– “Dritter” (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.

– “Auftragsverarbeiter” (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (zB IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.

– “Einwilligung” (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Änderung der Datenschutzhinweise

(1) Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen, insbesondere in unserer App werden unsere Datenschutzhinweise regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden Sie unterrichtet.

3. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie als Kunde besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Sofern dies im Rahmen der nachfolgend vorgestellten, von uns angebotenen Produkte ausnahmsweise der Fall sein sollte, werden Sie gesondert darauf hingewiesen.

B. Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten

1. Die Erhebung Sie betreffender personenbezogener Daten

(1) Bei der Nutzung unserer App werden von uns personenbezogene Daten über Sie erhoben.

(2) Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf Ihre Person beziehen (siehe oben unter Allgemeines). Beispielsweise handelt es sich bei Ihrem Namen, Ihren Standortdaten, Ihrer IP-Adresse, der Gerätekennung, der SIM-Kartennummer, Ihrer Adresse sowie E-Mail-Adresse um personenbezogene Daten.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

(1) Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (“Einwilligung”): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;

– Art. 6 Abs.1 S.1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (zB eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);

– Art. 5 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder

– Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (“Berechtigte Interessen”): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, sind nur zulässig, wenn sie von einem der folgenden Rechtfertigungstatbeständen gedeckt sind:

– §25 Abs. 1 TDDDG: Wenn der Endnutzer auf der Grundlage von klaren und umfassenden Informationen eingewilligt hat. Die Einwilligung hat gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zu erfolgen;

– §25 Abs. 2 Nr. 1 TDDDG: Wenn der alleinige Zweck die Durchführung der Übertragung einer Nachricht über ein öffentliches Telekommunikationsnetz ist oder

– §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Wenn die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen kann.

(2) Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils die anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.

3. Die beim Download erhobenen Daten

(1) Beim Download dieser App werden bestimmte dafür erforderlichen Daten zu Ihrer Person an den entsprechenden App Store (zB Apple App Store oder Google Play) übermittelt.

(2) Insbesondere werden beim Herunterladen die E-Mail-Adresse, der Nutzername, die Kundennummer des herunterladenden Accounts, die individuelle Gerätekennziffer, Zahlungsinformationen sowie der Zeitpunkt des Downloads an den App Store übertragen werden.

(3) Auf die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten haben wir keinen Einfluss, sie erfolgt vielmehr ausschließlich durch den von Ihnen ausgewählten App Store. Dementsprechend sind wir für diese Erhebung und Verarbeitung nicht verantwortlich; die Verantwortung dafür liegt allein beim App Store. Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die App Store-Betreiber finden Sie in den dort hinterlegten Datenschutzhinweisen des jeweiligen Betreibers.

4. Bei der Nutzung erhobenen Daten

(1) Die Vorzüge unserer App können wir ihnen zwangsläufig nur zur Verfügung stellen, wenn bei der Nutzung von uns bestimmte, für den App-Betrieb erforderliche Daten zu Ihrer Person erhoben werden.

(2) Wir erheben diese Daten nur, wenn dies für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ferner erheben wir diese Daten, wenn dies für die Funktionsfähigkeit der App erforderlich ist und Ihr Interesse am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder wenn Sie in die Erhebung und Verarbeitung einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(3) Wir erheben und verarbeiten folgende Daten von Ihnen:

– Geräteinformationen: Zu den Zugriffsdaten gehören die IP-Adresse, Geräte-ID, Geräteart, gerätespezifische Einstellungen und App-Einstellungen sowie das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, die Zeitzone, die übertragene Datenmenge und die Meldung, ob der Datenaustausch vollständig war und ggf. Daten zum Absturz der App. Diese Zugriffsdaten werden verarbeitet, um den Betrieb der App technisch zu ermöglichen

– Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Für die Nutzung der App ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dafür geben Sie mindestens Ihren Anmeldenamen an. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Personalstammdaten (wie Name, Anschrift, Berufsbezeichnung, Position usw.).

– Informationen mit Ihrer Einwilligung: Sonstige Informationen (zB Kamerabild) verarbeiten wir, wenn Sie uns dies gestatten.

– Kontaktformulardaten: Bei der Nutzung von Kontaktformularen werden die dadurch übermittelten Daten verarbeitet (zB Geschlecht, Name und Vorname, Anschrift, Firma, E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Übermittlung).

(4) Sofern für die Verarbeitung der Daten die Speicherung von Informationen in Ihrer Endeinrichtung oder der Zugriff auf Informationen, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind, erforderlich ist, ist §25 Abs. 1, 2 TDDDG hierfür die Rechtsgrundlage.

(5) Im Rahmen der Anmeldung zu unserer App wird ein Single-Sign-On Zugang über Keycloak erzeugt. Keycloak ist eine Open-Source-Lösung für Identity und Access Management, die auf die Absicherung moderner Anwendungen und Services ausgerichtet ist. Weitergehende Informationen zu Keycloak finden Sie unter https://www.keycloak.org. Im Rahmen der Anmeldung werden die nachfolgenden personenbezogenen Daten verarbeitet: E-Mail-Adresse. Diese Daten werden zum Zweck der Zugriffssteuerung zur Benutzeridentifikation verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten ist für die Vertragsdurchführung erforderlich, damit Sie unsere App nutzen können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Einsatz von Cookies

(1) Beim Betrieb unserer App nutzen wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf dem Gerätespeicher Ihres mobilen Endgerätes abgelegt und der von Ihnen verwendeten mobilen App zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die das Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen und daher keine Schäden anrichten. Sie dienen dazu, unsere App insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver, also für Sie angenehmer zu machen.

(2) Cookies können Daten enthalten, die eine Wiedererkennung des genutzten Geräts möglich machen. Teilweise enthalten Cookies aber auch lediglich Informationen zu bestimmten Einstellungen, die nicht personenbeziehbar sind. Cookies können einen Nutzer aber nicht direkt identifizieren.

(3) Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie ihren Browser schließen und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus gespeichert werden. Hinsichtlich ihrer Funktion unterscheidet man bei Cookies wiederum zwischen:

– Technical Cookies: Diese sind zwingend erforderlich, um sich innerhalb der App zu bewegen, grundlegende Funktionen zu nutzen und die Sicherheit der App zu gewährleisten; sie sammeln weder Informationen über Sie zu Marketingzwecken noch speichern sie, welche Webseiten Sie besucht haben;

– Performance Cookies: Diese sammeln Informationen darüber, wie Sie unsere App nutzen, welche Seiten Sie besuchen und zB ob Fehler bei der Appnutzung auftreten; sie sammeln keine Informationen, die Sie identifizieren könnten – alle gesammelten Informationen sind anonym und werden nur verwendet, um unsere App zu verbessern und herauszufinden, was unsere Nutzer interessiert;

– Advertising Cookies, Targeting Cookies: Diese dienen dazu, dem Appnutzer bedarfsgerechte Werbung innerhalb der App oder Angebote von Dritten anzubieten und die Effektivität dieser Angebote zu messen; Advertising und Targeting Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert;

– Sharing Cookies: Diese dienen dazu, die Interaktivität unserer App mit anderen Diensten (zB sozialen Netzwerken) zu verbessern; Sharing Cookies werden maximal 13 Monate lang gespeichert.

(4) Rechtsgrundlage für Cookies, die unbedingt erforderlich sind, um Ihnen den ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen, ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

(5) Jeder Einsatz von Cookies, der nicht zwingend technisch erforderlich ist, stellt eine Datenverarbeitung dar, die nur mit einer ausdrücklichen und aktiven Einwilligung Ihrerseits gem. §25 Abs. 1 TDDDG iVm Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erlaubt ist. Dies gilt insbesondere für die Verwendung von Performance, Advertising, Targeting oder Sharing Cookies. Darüber hinaus geben wir Ihre durch Cookies verarbeiteten personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

6. Cookie-Richtlinie

Derzeit werden keine Cookies oder ähnliche Trackingmaßnahmen gesetzt.

7. Zeitraum der Datenspeicherung

(1) Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die App.

(2) Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen.

(3) Von uns eingesetzte Dritte werden Ihre Daten auf deren System so lange speichern, wie es im Zusammenhang mit der Erbringung der Leistung für uns entsprechend dem jeweiligen Auftrag erforderlich ist.

(4) Rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten bleiben von Vorstehendem unberührt (zB §257 HGB oder §147 AO). Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

8. Datensicherheit

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Natur, des Umfangs, des Kontextes und des Zwecks der Verarbeitung sowie der bestehenden Risiken einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für den Betroffenen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Wir haben nicht die Absicht, von Ihnen erhobene personenbezogene Daten für ein Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) zu verwenden.

10. Zweckänderung

(1) Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben.

(2) Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

C. Verantwortlichkeit für Ihre Daten und Kontakte

1. Verantwortlicher, Kontaktdaten und Datenschutzbeauftragter

(1) Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind wir NewWork Software SE, Hofwiesenstraße 14, 08527 Plauen (E: vasb@arjjbex.rh; T: +49 (0) 30 23590473).

(2) Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

cevinpl@arjjbex.rh

resource Software AG

Rübgrund 19

64347 Griesheim.

2. Datenerhebung bei der Kontaktaufnahme

(1) Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular mit uns Kontakt aufnehmen, dann werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und alle weiteren personenbezogenen Daten, die Sie im Zuge der Kontaktaufnahme angegeben haben, von uns gespeichert, damit wir mit Ihnen zur Beantwortung der Frage Kontakt aufnehmen können.

(2) Diese Daten löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Liegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor, bleiben die Daten zwar gespeichert, aber wir schränken die Verarbeitung ein.

D. Datenverarbeitung durch Dritte

1. Auftragsdatenverarbeitung

(1) Es kann vorkommen, dass für einzelne Funktionen unserer App auf beauftragte Dienstleister zurückgegriffen wird. Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (zB für die Bereiche IT, Logistik, Telekommunikation, Vertrieb und Marketing). Diese werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

(2) Folgende Dienstleister setzen wir derzeit zur Bereitstellung unserer App ein:

– Externes Hosting: Für das externe Hosting unserer App nutzen wir den Dienst „Microsoft Azure”, einem Dienst der Microsoft Corporation (nachfolgend nur „Microsoft USA”), One Microsoft Way, 98052-6399 Richmond WA, Vereinigte Staaten von Amerika (Microsoft USA hat sich im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifizieren lassen, abrufbar unter https://www.dataprivacyframework.gov/list); für das Hosting unserer App kommen jedoch ausschließlich Rechenzentren der Microsoft Ireland Operations Ltd. One Microsoft Place, South Country Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland, innerhalb der Europäischen Union zum Einsatz. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Wir haben mit dem Anbieter eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Weitere Informationen zur Microsoft Azure Cloud finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center.

– Datenkonvertierung: Für die Datenkonvertierung nutzen wir den Dienst Kafka, eine Open Source Anwendung der Apache Software Foundation, die vorliegend jedoch von Microsoft USA (Näheres zum Anbieter unter „Externes Hosting”) angeboten und betrieben wird. Bei dem Dienst handelt es sich um eine Software, die wir zur Verarbeitung von Datenströmen einsetzen. Der Dienst speichert und verarbeitet solche Datenströme und stellt eine Schnittstelle zum Laden und Exportieren dieser Datenströme zu Drittsystemen bereit. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Wir haben mit dem Anbieter eine Vereinbarung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen;

– Datenbank: Als Datenbankservice nutzen wir MongoDB, einem Dienst der Mongo DB, Inc., 1633 Broadway, 38th Floor, New York, NY 10019, USA (nachfolgend nur „MongoDB USA”), der vorliegend jedoch von Microsoft Irland (Näheres zum Anbieter unter „Externes Hosting”) angeboten und vertrieben wird.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer fehlerfreien Funktion unserer App. Die über MongoDB verwalteten Datenbanken liegen auf europäischen Servern in der Microsoft Azure Cloud (siehe hierzu und zum Vorliegen einer Vereinbarung über die Verarbeitung im Auftrag iSv Art. 28 DSGVO die Ausführungen unter „Externes Hosting”).

– Sprachassistent: Für unseren integrierten KI-gestützten Sprachassistent kommt eine Chat-Funktion von Microsoft Arzure OpenAI (nachfolgend nur „Azure OpenAI”) zum Einsatz. Dieser Dienst wird von Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland betrieben und innerhalb von Microsoft Azure bereitgestellt (siehe hierzu die Ausführungen unter „Externes Hosting”). Azure Open AI arbeitet auf Basis von OpenAI GPT-3 bzw. GPT-4-, Codex- und DALL-E-Modellen. Im Rahmen der Nutzung der Chat-Funktion werden Textnachrichten oder Eingaben an die Azure OpenAI Services gesendet. Der genaue Inhalt und Zweck der Kommunikation wird durch den von Ihnen bestimmten Nachrichteninhalt vorgegeben. Sie als Kunde haben zudem die Wahl, ob Sie unseren KI-gestützten Sprachassistenten verwenden. Die Nutzung unserer App ist auch ohne die Nutzung dieser Funktion möglich. Die Verarbeitung der in die Chatfunktion eingegebenen Daten erfolgt auf den Servern von Microsoft Azure, jedoch nur innerhalb der für uns bereitgestellten Instanzen. Bei der Kommunikation mit den Azure OpenAI Services können bestimmte Daten, einschließlich der eingegebenen Texte, an Microsoft Azure übertragen werden, um die KI-Verarbeitung durchzuführen. Eine darüber hinaus gehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Microsoft garantiert, dass sämtliche Kundenanfragen (Eingaben) und KI-Antworten (Ausgaben) wie auch alle realen Kunden- und Trainingsdaten nicht für andere Kunden verfügbar sind, nicht für OpenAI verfügbar sind, nicht zur Verbesserung von OpenAI-Modellen verwendet werden, nicht zur Verbesserung von Microsoft- oder Drittanbieterprodukten oder -diensten verwendet werden. Ein Training durch Microsoft mit Ihren personenbezogenen Daten für Dritte findet nicht statt. Um unsere App und den integririerten KI-gestützten Sprachassistenten stetig zu verbessern, werden Ihre Eingaben zum Training des von uns genutzten Azure OpenAI-Modells verwendet. Die Trainingsdaten verlassen dabei nicht die von uns verantwortete Instanz von Microsoft Azure. Haben Sie Fragen rund um Ihren Vertrag, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres KI-basierten Sprachassistenten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Chat-Funktion, einschließlich dem Trainieren des Azure OpenAI-Modells erfolgt zudem nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihnen eine optimierte (insb. fehlerfreie) und personalisierte Benutzererfahrung zu bieten. Weitere Information zu Datenschutzfragen im Zusammenhang mit der Nutzung von Azure OpenAI Services stellt Microsoft auf den folgenden Seiten zur Verfügung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/ai-services/openai/faq sowie https://learn.microsoft.com/de-de/legal/cognitive-services/openai/data-privacy. Die grundlegenden Prinzipien von Microsoft für Verantwortlichkeit bei der Entwicklung und den Einsatz von KI finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/ai/responsible-ai.

(3) Folgende weitere Kategorien von Empfängern, bei denen es sich im Regelfall um Auftragsverarbeiter handelt, erhalten ggf. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten:

– Dienstleister für den Betrieb unserer App und die Verarbeitung der durch die Systeme gespeicherten oder übermittelten Daten (zB für Rechenzentrumsleistungen, Zahlungsabwicklungen, IT-Sicherheit). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO, soweit es sich nicht um Auftragsverarbeiter handelt;

– Staatliche Stellen/Behörden, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO;

– Zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (zB Auditoren, Banken, Versicherungen, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden, Beteiligte bei Unternehmenskäufen oder der Gründung von Gemeinschaftsunternehmen). Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

(4) Darüber hinaus geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

(5) Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden (zB zu werblichen Zwecken), geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

2. Voraussetzungen der Weitergabe von personenbezogenen Daten an Drittländer

(1) Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen und zur Pflege Ihrer Geschäftsbeziehung zu uns (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit b oder lit. f jeweils iVm Art. 44 ff. DSGVO). Derzeit findet keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.

3. Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung bestimmter Daten

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen ( Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

F. Ihre Rechte

1. Auskunftsrecht

(1) Sie gegenüber uns das Recht im Umfang von Art. 15 DSGVO, Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu erhalten.

(2) Hierfür ist ein Antrag von Ihnen erforderlich, der entweder per E-Mail oder postalisch an die oben angegebenen Adressen zu senden ist.

2. Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und Widerruf der Einwilligung

(1) Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

(2) Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, dh vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Willen, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

(3) Diesbezüglich wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

3. Recht zur Berichtigung und Löschung

(1) Insoweit Sie betreffende personenbezogene Daten unrichtig sind, haben Sie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung zu verlangen. Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

(2) Unter den in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen steht Ihnen das Recht zu, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle. Das Recht auf Löschung steht Ihnen insbesondere zu, wenn die fraglichen Daten für die Erhebungs- oder Verarbeitungszwecke nicht mehr notwendig sind, wenn der Datenspeicherungszeitraum verstrichen ist, ein Widerspruch vorliegt, oder eine unrechtmäßige Verarbeitung vorliegt.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

(1) Nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

(2) Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

(3) Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung steht Ihnen insbesondere zu, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist; das Recht steht Ihnen in diesem Fall für eine Zeitspanne zu, die für die Überprüfung der Richtigkeit erfordert wird. Entsprechendes gilt, wenn die erfolgreiche Ausübung eines Widerspruchsrechts zwischen Ihnen und uns noch umstritten ist. Dieses Recht steht Ihnen außerdem insbesondere dann zu, wenn Ihnen ein Recht auf Löschung zusteht und Sie anstelle einer Löschung eine eingeschränkte Verarbeitung verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

(1) Nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, von uns die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format nach Maßgabe zu erhalten.

(2) Mit einem diesbezüglichen Antrag wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktstelle.

6. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.